本系統是一個基于ASP.NET開發環境的采購管理平臺，采用B/S架構。鑒于高校在對采購方面的需求在日常經費上占重要比例，洛比科技為高校提供了一個比較完整的采購解決方案：

1）根據不同需求來提交采購申請，來申請不同的采購方式：委托采購、自主采購、零星采購。

委托采購就是高校在一些使用品上會與一些生產商合作，學校各個部門會提交自己的相應需求，由設備處人員每隔一段固定時間對采購申請進行匯總整理，然后委托廠商集中采購。

自主采購是在各部門提交申請后，設備處人員每隔固定時間對采購申請進行匯總，然后交給采購處，由采購處自主采購。

零星采購是學校需采購特殊設備或用品，只需要少量的采購物品的采購方式。

2）根據采購人員的業務不同，給人員分配了四種類型：普通用戶、設備處、采購中心、供貨商。

普通用戶只能提交預算和計劃申請，一般是指各高校的除采購中心和設備處的其他部門人員。設備處人員對預算、計劃進行審核。采購中心人員對通過的計劃發布相應標書。然后由設備處定標，供貨商可進入投標，或合同付款的確認。

3）系統主要的七個模塊：

1. 預算管理：高校作為非營利事業單位，預算管理是其財務管理中最重要的管理活動，學校預算是以資金量形式表現出來的事業計劃，科學、合理的預算是學校年度內資金來源和各方面支出的合理統籌，所以我們的預算管理主要是各個院系、部門、辦公室按照學校規劃，新增各院系預算，再由部門領導、管理員進行預算審批。

2. 采購計劃：采購計劃是在預算的基礎上對計劃期內物品采購管理活動所做的預見性的安排和部署，主要是各個部門按照計劃期內的需求來提交相應的采購計劃，再由領導、設備處查看審批。

3. 采購管理：高校采購就是由采購中心篩選各個部門的計劃，統一地、分批地進行采購。在我們采購系統中，采購中心首先按采購的商品類別、數量，選擇適合的采購方式進行采購，選擇招標商品，填寫相應標書；供貨商可對委托采購和自主采購進行投標和維護；最終實現從供應商到高校之間的物流、信息流和資金流的一體化管理，優化高校采購的整體效率。

4. 合同管理：正規的經濟往來主要是通過合同形式來進行的，從合同的洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止都要重視合同管理。高校一般都有一些固定的供應商，管理的供應商人多了，就一定有標準的合同文本。在新增采購時，采購中心已經添加了相應的合同，但是如果合同發現有紕漏了呢？那個時候采購中心就可以通過合同管理對采購合同進行編輯、審核，對合同付款進行登記，記錄到貨信息和最終的合同驗收。而合同的生效需要供貨商登錄系統確定收款。

5. 標書管理：為規范采購工作和招標管理，采購中心需要對標書進行發布、定標、延標、廢標管理。我們系統中采購中心對自主采購、委托采購時填寫的標書進行管理，查看各個標書詳細信息。

6. 數據統計：如果只有采購數據，難以統計分析，容易出錯，但是根據預算和計劃的總金額詳細統計，通過預算執行情況來分析高校財務管理，提高資金使用效益。數據統計模塊提供給管理員查看預算、計劃的統計，可直觀查看實際采購金額和預算金額的差異；通過把所有發布的合同進行統計，采購中心并能直接查看合同的相關明細，更進一步對采購進行管理，規范交易行為，維護學校電子檔合同，建立完整的合同臺賬。

7. 供貨商管理：為凈化高校環境，高校供應商也是管理工作的重要環節，設備處避免個人利益牽涉其中，選擇投標中形成長期有效的合作關系供應商，記錄在采購管理候選。采購中心對常用采購物品類別、采購物品進行管理，對供貨商、所有代理機構進行新增、編輯，便于管理合作的供應商。

經過采購流程功能綜合運用的管理，對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現完善的高校物資供應信息管理。

當然在除了采購流程之外的運用管理，我們還提供基本信息的維護，和高校采購數據的整理。可對物品、物品類別、供貨商、代理機構進行整理，便于系統的維護，并對各項數據進行統計分析。

通過此系統，我們預期達到對項目管理、采購計劃、采購執行、招標管理、合同管理、驗收管理、付款管理、檔案管理等常規性的工作進行信息化管理，盡量減少人為辦理的環節，從根本上提高工作效率，加快高校信息化建設的步伐。