辦公自動(dòng)化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、處理，為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率提高，更重要的是可實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。憑借網(wǎng)絡(luò)，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成。

OA系統(tǒng)包括了信息發(fā)布、工作流管理、知識(shí)共享、個(gè)人辦公、電子簽章、會(huì)議室和車(chē)輛管理、合同管理以及公文管理。基于協(xié)同辦公理念，將日常辦公電子化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化。實(shí)時(shí)跨部門(mén)、跨地域協(xié)作辦公，達(dá)到節(jié)省辦公時(shí)間、節(jié)省辦公成本、提高工作效率的目的。OA系統(tǒng)，能充分體現(xiàn)單位的管理思想、企業(yè)文化、單位成果等。最終目的是提高單位的管理水平和運(yùn)營(yíng)效率。

(二) 工作流管理

行政審批是單位的核心工作，OA系統(tǒng)為此而設(shè)計(jì)了功能強(qiáng)大的的工作流模塊，而工作流模塊是協(xié)同辦公的核心。在工作流程管理中，可以將實(shí)際的審批工作設(shè)計(jì)成抽象的規(guī)范流程，使用設(shè)計(jì)好的流程，可以建立若干實(shí)際工作。起到規(guī)范審批文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程，理順審批關(guān)系，優(yōu)化審批過(guò)程，控制辦理時(shí)限等作用。同時(shí)實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)跨部門(mén)、跨地域高效審批文件。

(三) 知識(shí)共享

 知識(shí)是一個(gè)單位核心價(jià)值的體現(xiàn)，知識(shí)的積累與共享對(duì)單位的發(fā)展意義非凡。OA系統(tǒng)提供了知識(shí)管理模塊及靈活的權(quán)限控制。包括文件柜、網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)、文件共享等。這些模塊實(shí)現(xiàn)了知識(shí)積累、分享、利用、創(chuàng)新的過(guò)程，創(chuàng)建了一個(gè)完善的知識(shí)共享的環(huán)境。

(四) 個(gè)人辦公

個(gè)人辦公模塊，是單位每個(gè)員工最常使用的辦公功能的統(tǒng)稱(chēng)。個(gè)人辦公有如下功能模塊：電子郵件實(shí)現(xiàn)了內(nèi)外郵件的統(tǒng)一，可以通過(guò)該模塊收發(fā)內(nèi)部郵件。其他還有個(gè)人考勤、工資查看、查看公告、寫(xiě)日志、工作提醒、個(gè)人的快捷菜單等。

(五) 電子簽章、簽名

OA系統(tǒng)支持電子簽章、手寫(xiě)簽名，可以在WORD文檔、工作流表單上加蓋印章或手寫(xiě)簽名。表單設(shè)計(jì)器中加入簽章控件，授權(quán)的流程步驟的主辦人可以進(jìn)行蓋章，具有與傳統(tǒng)印章一樣的法律效力。

(六) 會(huì)議室和車(chē)輛管理

OA系統(tǒng)車(chē)輛和會(huì)議室管理針對(duì)企業(yè)的車(chē)輛和會(huì)議室資源進(jìn)行預(yù)約管理，通過(guò)系統(tǒng)可以查看車(chē)輛和會(huì)議室的當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)約情況，避免資源沖突，提高資源的使用率。

(七) 合同管理

合同管理可以解決實(shí)際業(yè)務(wù)管理中的問(wèn)題，專(zhuān)注于大、中、小企業(yè)合同管理的動(dòng)態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為大、中、小企業(yè)提供一條龍合理的流程和業(yè)務(wù)約束以及全方位的合同管理功能，包括供貨商管理、合同分類(lèi)管理、合同管理、合同付款和合同驗(yàn)收等。

(八) 公文管理

公 文作為一種規(guī)范性文書(shū)，是企事業(yè)單位組織管理中傳遞信息、溝通交流、商洽工作的重要工具，是組織內(nèi)外日常辦公不可缺少的重要應(yīng)用。為了規(guī)范企業(yè)管理，需要 對(duì)公文的分類(lèi)、編制、發(fā)放、審核、簽發(fā)、執(zhí)行、更改、保管等工作實(shí)行有效控制，而電子公文管理則以電子化的方式實(shí)現(xiàn)了公文收發(fā)、交換和存檔。